REGULAMENTUL
privind cadrul de administrare a activității organizației
I. DISPOZIŢII GENERALE
1. Regulamentul privind cadrul de administrare a Organizației de Creditare Nebancară «Soluția Financiară” SRL (în continuare – Regulament) este elaborat în temeiul prevederilor Legii nr. 1 din 16.03.2018 ”cu privire la organizațiile de creditare nebancară”, Legii nr. 1107 din 06.06.2002 ”Codul Civil al RM” și Legii nr. 135 din 14.06.2007 ”privind societățile cu răspundere limitată”.
Regulamentul stabilește cadrul de administrare a Organizației de Creditare Nebancară «Soluția Financiară” SRL (în continuare – OCN), structura, atribuțiile și responsabilitățile organelor de conducere a OCN, în special, atribuțiile de elaborare, aprobare și implementare a politicilor OCN; administrarea riscurilor; asigurarea continuității activității OCN.
II. ORGANELE DE CONDUCERE A OCN
Secţiunea 1. Organele de conducere ale OCN
2. Întru asigurarea administrării eficiente și continue a OCN, organele de conducere a OCN au următoarea structură:
- Adunarea generală a asociaților, (în continuare Adunarea generală) – organul de conducere cu atribuții de deliberare, decizie și supraveghere internă;
- Administratorul – organul de conducere executiv.
Secţiunea 2. Organul de conducere
deliberativ, decizional și de supraveghere. Atribuții
3. Adunarea generală este organul suprem de conducere a OCN, având atribuţii de supraveghere a performanţei OCN, de aprobare şi monitorizare a implementării de către organul executiv a obiectivelor strategice, a cadrului de administrare, a culturii corporative.
4. Adunarea generală stabileşte modul în care OCN reglementează şi organizează activitatea sa. În acest scop, Adunarea generală defineşte cadrul de administrare al activităţii OCN, prin asigurarea elaborării, aprobării, implementării, monitorizării implementării permanente şi revizuirii periodice ale reglementărilor interne primare în toate domeniile de activitate ale OCN.
5. Adunarea generală supraveghează activitatea organului executiv, monitorizând acţiunile acestuia, pentru a se asigura că acestea sunt în concordanţă cu strategia şi politicile OCN, prin examinarea informaţiilor furnizate de către organul executiv și alte autorități/organe externe (Autoritatea de Supraveghere, auditori, etc).
6. Adunarea generală are competențele organului suprem de deliberare și decizie, printre care:
a) aprobarea planului de afaceri al OCN;
b) stabilirea indicatorilor de performanţă și de risc a OCN şi a criteriilor de evaluare ţinând cont de specificul de activitate a OCN;
c) prezentarea propunerilor pentru îmbunătățirea managementului şi eficientizarea activităţii OCN;
d) examinarea dărilor de seamă anuale a organului executiv cu privire la activitatea economico-financiară a OCN;
e) întreprinderea măsurilor pentru asigurarea folosirii eficiente a bunurilor OCN, inclusiv adoptă decizii privind contractarea creditelor bancare, a gajării bunurilor pentru obţinerea creditelor bancare, a acordării sponsorizărilor;
f) abrobarea deciziilor privind modificarea capitalului social, privind modificarea şi completarea statutului OCN;
g) coordonarea și aprobarea propunerilor de repartizare a profitului net anual al OCN;
h) aprobarea regulamentelor interne ce ţin de activitatea OCN.
7. Adunarea generală are competențele organului suprem de supraveghere și monitorizare a implementării politicilor și deciziilor, printre care:
a) monitorizarea executării planului de afaceri al OCN;
b) monitorizarea derulării situaţiilor litigioase;
c) examinarea rapoartelor organelor competente de control, a raportului auditorului și scrisorii către conducere emisă de entitatea de audit şi aprobarea planului de acţiuni privind înlăturarea încălcărilor identificate;
d) examinarea dărilor de seamă a organului executiv cu privire la activitatea economico-financiară a OCN;
e) sancţionarea organului executiv;
f) selectarea entității de audit pentru efectuarea auditului obligatoriu al situațiilor financiare;
8. Modul de convocare a Adunării generale este stabilit în Statutul OCN “Soluția Financiară” SRL la p.p. ___ – _____.
9. Modul de luare a deciziilor în cadrul Adunării Generale este stabilit în Statutul OCN “Soluția Financiară” SRL la p. ______.
Secţiunea 3. Organul de conducere executiv. Atribuții
11.Organul executiv – Administratorul este responsabil de conducerea activităţii curente a OCN şi raportează în faţă Adunării generale. În acest scop, organul executiv este obligat să asigure implementarea adecvată a cadrului de administrare a activităţii OCN, să elaboreze şi să aprobe, după caz, reglementările interne secundare.
12.Administrator poate fi numai o persoană fizică majoră, cu capacitate deplină de exerciţiu, ce în orice moment corespunde criteriilor stabilite la art.12 a Legii nr. 1 din 16.03.2018 cu privire la organizațiile de creditare nebancară. Administrator nu pot fi persoane cărora, prin lege sau hotărâre judecătorească, le este interzisă deţinerea funcţiei de administrator sau a unei alte funcţii care acordă dreptul de dispoziţie asupra bunurilor materiale/mijloacelor financiare, precum şi persoane cu antecedente penale nestinse pentru infracţiuni contra patrimoniului, infracţiuni economice, infracţiuni săvîrşite de persoane cu funcţie de răspundere sau de persoane care gestionează organizaţii comerciale.
13.Administratorul trebuie să cunoască şi să înţeleagă specificul activității OCN, în vederea administrării ei eficiente și diminuării riscurilor caracteristice tipurilor de activitate, în corespundere cu strategia şi politicile OCN, aprobate de către Adunarea generală.
14.Pentru promovarea şi asigurarea unei activităţi eficiente a OCN, Administratorul este responsabil de:
a) realizarea prevederilor Legii nr. 1 din 16.03.2018 cu privire la organizațiile de creditare nebancară și a legislației de specialitate în vigoare;
b) îndeplinirea prevederilor actelor normative relevante ale Autorității de supraveghere – Comisiei Naționale a Pieței Financiare;
c) raportarea periodică faţă de Adunarea generală cu privire la activitatea desfăşurată.
15.Administratorul nu poate lua decizii care contravin strategiilor și politicilor OCN aprobate de Adunarea generală. Dacă sunt necesare alte limite/posibilităţi de a acţiona, acestea trebuie coordonate şi aprobate în prealabil de Adunarea generală.
16.Administratorul, în funcţie de caracterul, complexitatea şi volumul activităţii OCN, poate fi asistat de experți specializați în îndeplinirea atribuţiilor ce îi revin, dar nu este în drept să delege atribuţiile sale experților respectivi.
17. Pentru asigurarea administrării eficiente a OCN, Administratorul este în drept:
a) să efectueze actele de gestiune a OCN, necesare realizării strategiei și politicilor stabilite de Adunarea generală;
b) să reprezinte fără procură OCN în raporturile cu autoritățile și organele statului, cu terţii şi în instanţele de judecată;
c) să elibereze altor persoane mandat pentru săvîrşirea unor anumite acte juridice;
d) să exercite alte împuterniciri atribuite de Adunarea generală.
18. Administratorul este obligat:
a) să gestioneze Societatea în vederea realizării cât mai eficiente strategiei și politicilor stabilite de Adunarea generală;
b) să execute hotărîrile și deciziile Adunării generale;
c) să ia parte la Adunările generale;
d) să asigure ţinerea contabilităţii OCN, precum şi a registrelor OCN şi să informeze Adunarea generală cu privire la starea de lucruri şi la gestiunea OCN;
e) să dea dovadă de diligenţă şi loialitate în exercitarea atribuţiilor sale;
f) în cazul în care indicatorii de risc ating nivelele maxime (stabilite de Adunarea generală), să anunțe imediat Adunarea generală;
g) să respecte limitele împuternicirilor stabilite de către Adunarea generală.
19. Administratorul întocmeşte un raport (trimestrial și/sau anual), privind activitatea OCN, actul de inventariere şi alte documente, care urmează a fi prezentate Adunării generale.
20. Administratorul Societăţii poartă răspundere materială deplină pentru prejudiciile cauzate de el Societăţii, inclusiv prin plăţi ilegale făcute asociaţilor.
III. CADRUL DE ADMINISTRARE A OCN
21. La instituirea cadrului de administrare a OCN, se va ține cont de mărimea OCN și de structura organizatorică precum şi de natura, amploarea şi complexitatea riscurilor inerente modelului de afaceri şi activităţilor desfăşurate de OCN, incluzând următoarele aspecte:
a) o structură organizatorică clară, cu linii de responsabilitate bine definite, transparente şi coerente;
b) procese eficace de identificare, administrare, monitorizare şi raportare a riscurilor la care OCN ar putea fi expusă;
c) mecanisme adecvate de control intern, inclusiv proceduri administrative şi contabile riguroase;
d) sistemele informaţionale adecvate necesităţilor OCN şi asigurarea continuităţii activităţii acesteia;
e) mecanisme de conformare cerinţelor de transparenţă şi publicare a informaţiilor;
22. OCN trebuie să asigure organizarea activităţii sale astfel, încât deciziile luate de către organele de conducere şi/sau practicile utilizate să sprijine administrarea sănătoasă şi prudentă şi să nu pericliteze soliditatea financiară a OCN şi interesele legale ale părţilor interesate.
23. OCN va practica activităţi, operaţiuni şi servicii care îi oferă siguranţa că riscurile asociate acestora vor fi administrate în modul corespunzător.
IV. VALORI CORPORATIVE SI CODUL DE CONDUITĂ
24. Adunarea generală va prevedea dezvoltarea, adoptarea, aderarea şi promovarea standardelor etice şi profesionale înalte, ţinând cont de nevoile şi caracteristicile specifice ale OCN, iar Administratorul va asigura punerea în aplicare a unor astfel de standarde (prin intermediul unui cod de conduită sau al unui instrument similar). Adunarea generală supraveghează respectarea acestor standarde de către toți angajaţii OCN.
25. Standardele puse în aplicare trebuie să aibă ca scop reducerea riscurilor la care este expusă OCN, în special riscurile operaţionale şi reputaţionale, care pot avea un impact negativ considerabil asupra rentabilităţii şi sustenabilităţii OCN, prin amenzi, costuri de litigii, restricţii impuse de autorităţile competente şi sancţiuni penale, precum şi pierderea imaginii şi a încrederii consumatorilor.
26. Aceste politici trebuie:
1) să promoveze desfăşurarea activităţilor OCN în conformitate cu legislaţia aplicabilă şi cu valorile corporative ale OCN;
2) să promoveze conştientizarea riscurilor printr-o cultură privind riscurile, cu reflectarea aşteptărilor Adunării generale, conform cărora activităţile OCN nu vor depăşi expunerea la risc şi limitele de risc stabilite, precum şi nu vor depăşi responsabilităţile respective ale personalului;
3) să stabilească în mod clar că pe lângă respectarea cerinţelor legislaţiei şi reglementărilor interne, personalul trebuie să se comporte cu onestitate şi să-şi îndeplinească sarcinile competent, aplicând abilităţile profesionale necesare, grijă şi diligenţă;
5) să asigure că personalul este conştient de potenţialele măsuri disciplinare, de acţiuni juridice şi de sancţiuni care pot să apară în urma comportamentului necorespunzător.